Office Manager

First in German and below in English. Position requirement C1 in German.

iberika education group gGmbH hat den gemeinnützigen Zweck der Förderung der Erziehung sowie der Volks und Berufsbildung, der Förderung internationaler Gesinnung und der Förderung der Toleranz in allen Bereichen der Kultur und des Völkerverständigungsgedankens. Unser Hauptziel ist den Menschen Sprachen und Kulturen näher zu bringen, gegenseitige Toleranz zu fördern und der Prozess des Ankommens in Deutschland zu unterstützen.

Iberika besteht aus 3 Grundpfeilen:
Allgemeine Sprachkurse in Berlin
Integrationsabteilung: Kurse und Beratung
Europäische Kollaboration und Projektentwicklung

Unser Team besteht zur Zeit aus 13 feste Mitarbeiter und einige Honorarkräfte

iberika sucht gerade verstärkung für das Büro, es wird eine Büromanager/In und eine Assistent/In gesucht:
– Voll und Teilzeit
– administrative und operative Aufgaben
– Effizienz im Büro durch Verbesserung der Büroabläufe und -systeme
– Kundenbetreuung
– Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs im Büro, Bearbeitung von Anfragen und Rückfragen – persönlich und telefonisch

Unsere Büromanagerinnen betreuen und beraten Interessenten und Kursteilnehmer, erledigen den allgemeinen Schriftverkehr mit Teilnehmern und den verschiedenen Firmen und Ämter, planen, koordinieren und überwachen sie Termine, bereiten die Vorkontierungen vor, sie prüfen die Büromaterialbestände und unterstützen in der Genehmigung und Bestellung von fehlendem Material einschließlich Didaktische Material.

Sie unterstützen die Geschäftsleitung und spielen eine fundamentale Rolle in der Kommunikationsvermittlung zwischen Lehrer, Teilnehmer, Ämter und Geschäftsführung.

Die Kernaufgaben und Verantwortungen sind:

· allgemeiner Schriftverkehr

· Beratung von Interessenten und Kunden

· Erstellung, Bearbeitung und Betreuung der Teilnehmeranfragen und Anträgen für den Bereich BAMF

· Telefonate und Korrespondenz mit Kunden und Ämtern (Firmen, Kunden, BAMF, Jobcenter, Arbeitsagenturen, Ausländerbehörde, Prüfungsinstitutionen..)

· Posteingang / Ausgang

· Unterstützung in der Planung und Organisation von Bildungsangebote

· Betreuung und Kontrolle von Lehrermappen, Kurszeichen und Dokumente

· Personaleinsatz und Vertretungsorganisation

· Teilnehmerverwaltung

· Raum- und Kursplanung

· Medienbewirtschaftung

· Erstellen von Rechnungen

Wir erwarten:

Lernbereitschaft bzw. berufliche Erfahrungen in den genannten Aufgaben
Gute MS-Office- und EDV-Kenntnisse
Gute bis sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Spaß am Umgang mit Menschen, Teamfähigkeit, Belastbarkeit sowie in stressigen Situationen immer ein Lächeln für unsere Kunden
Exzellente Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung von Informationen
Sorgfalt und Organisationsfähigkeit
Verantwortungs- und Pflichtbewusstsein
Betriebswirtschaftliches Denken und Handeln
1-2 Jahre Erfahrung im Büromanagement in einem internationalen Umfeld
Wir bieten:

Ein angemessenes Gehalt nach Ihren Qualifikationen und Erfahrungen
Möglichkeit der eigenen Fort- und Weiterbildung im Bereich Projektmanagement und Sprachen
Angenehme und feste Arbeitszeiten Montag bis Freitag bis maximal 16 Uhr
Art der Stelle: Festanstellung, Befristeter Vertrag

Vertragsdauer: 24 Monate
Gehalt: Startsgehalt 2.100,00€ pro Monat
Arbeitszeiten: zwischen 8 und 16 Uhr

Keine Wochenenden
Montag bis Freitag
Tagschicht

iberika education group gGmbH has the non-profit purpose of promoting education as well as popular and vocational training, the promotion of international attitudes and the promotion of tolerance in all areas of culture and the idea of international understanding. Our main goal is to bring people closer to languages and cultures, to promote mutual tolerance and to support the process of arriving in Germany.

Iberika consists of 3 basic pillars:
General language courses in Berlin
Integration department: courses and counselling
European collaboration and project development

Our team currently consists of 13 permanent staff and several freelance workers.

iberika is currently looking for an office manager and an assistant:
– Full and part time
– administrative and operational tasks
– Efficiency in the office by improving office procedures and systems
– customer care
– Handling general correspondence in the office, dealing with enquiries and queries – in person and by telephone

Our office managers look after and advise interested parties and course participants, handle general correspondence with participants and the various companies and offices, plan, coordinate and monitor appointments, prepare preliminary accounts, check office material stocks and assist in the approval and ordering of missing material, including didactic material.

They support the management and play a fundamental role in mediating communication between teachers, participants, offices and management.

The core duties and responsibilities are:

– general correspondence

– Advising interested parties and clients

– Preparing, processing and supervising participant enquiries and applications for the BAMF department

– Telephone calls and correspondence with customers and offices (companies, customers, BAMF, job centres, employment agencies, foreigners authorities, examination institutions…)

– Incoming / outgoing mail

– Support in the planning and organisation of educational programmes

– Supervision and control of teacher’s folders, course signs and documents

– Staff deployment and substitute organisation

– Participant administration

– Room and course planning

– Media management

– Preparation of invoices

We expect:

Willingness to learn or professional experience in the above-mentioned tasks
Good MS Office and computer skills
Good to very good knowledge of German and English, both written and spoken
Fun in dealing with people, ability to work in a team, resilience and always a smile for our customers in stressful situations
Excellent communication skills and the ability to prioritise information
Diligence and organisational skills
Sense of responsibility and duty
Business management thinking and acting
1-2 years of experience in office management in an international environment
We offer:

An appropriate salary according to your qualifications and experience
Possibility of your own further education and training in project management and languages
Pleasant and fixed working hours Monday to Friday up to a maximum of 4 p.m.
Type of position: Permanent position, Fixed-term contract

Contract duration: 24 months

Salary: starting from 2.100,00€ per month

Working hours: 8 am to max. 4 pm

No weekends
Monday to Friday
Day shift